新規登録後に最初にやること その② ー(3)売掛金(得意先)と買掛金(仕入先)の補助科目の設定

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売掛金(得意先)と買掛金(仕入先)の補助科目を作成する必要性とは?

お客様から「売掛金や買掛金の残高管理の方法はどうしたらいいのですかか?」という質問をよく受けます。会計事務所と顧問先との会話ではよく出てくる話題ではないでしょうか。会計ソフトを導入している会社では、会計ソフトの補助科目を使って売掛金や買掛金の残高管理する方法をお勧めします。(一方、会計ソフトを導入していない場合は、エクセルで管理することが多いです。)

「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」では、「得意先」と「仕入先」という言葉が出てきます。「得意先」とは、自社からみて商品の売上先のことを言います。また、「仕入先」は自社からみて商品の仕入先や外注先のことを言います。

本日のエントリーでは、「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」の「売掛金(得意先)と買掛金(仕入先)の補助科目の作成」する理由と補助科目の作成方法について解説します。

理由その①-売掛金と買掛金の残高管理のため

売掛金とは、「その時点で請求書を発送済みで、まだ入金されていない金額」を指し、買掛金とは「その時点で請求書を受領済みで、まだ支払っていない金額」のことを言います。会社でこれらの金額を把握していないと、いつどれくらいに資金が必要なのかなど、資金繰りが正しく行えなくなります。資金が不足すれば、 代表者が個人資金を会社に持ち出す必要がありますし、場合によっては金融機関に予め借入金の申込みをする必要もあります。これらのタイミングを知っておくことは経営者として必須と言えます。また、残高管理をしていないと、得意先や仕入先から、「社内事務管理がしっかりでいないない会社」というレッテルを貼られることになります。もし売掛金がいつまでも滞留している得意先があれば、すぐに催促して払ってもらう必要があります。

理由その②-「取引から入力」で伝票を登録した時に、補助科目を表示させるため

 売掛金(得意先)と買掛金(仕入先)の補助科目を登録していない場合は、「取引から入力」で伝票を登録しても補助科目欄になにも表示されないのです。特に、「取引から入力」を通常業務で利用する場合は、必ず売掛金(得意先)と買掛金(仕入先)の補助科目を登録することが必要です。

「取引から入力」で2つの伝票を作成してみました。下図は、左メニューの「手動で仕訳→取引から入力」の画面です。
「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」-取引から入力-収入-1

青色部分は、売掛金の補助科目を作成していない場合で補助科目欄は空欄になっています。一方、赤色部分は売掛金の補助科目を作成している場合で、補助科目欄に得意先が表示されています。下図は、左メニューの「会計帳簿→仕訳帳」の画面です。
「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」-取引から入力-収入-1

得意先と仕入先の補助科目の作成方法

売掛金と買掛金の残高管理をするには、まずはそれぞれの補助科目を作成します。
【STEP1】 左メニューの各種設定から勘定科目をクリックします。

「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」-取引から入力-収入-1


【STEP2】 ページ最下部の「補助科目追加」をクリックします。

「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」-取引から入力-収入-2


【STEP3】 売掛金の補助科目を作成します。以下のように各項目を入力します。
勘定科目→売掛金
補助科目→得意先の会社名称
税区分→対象外
検索キー→任意の数字(ショートカットキーとなります。自由に決めてください。)

「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」-取引から入力-収入-2


【STEP4】 続いて、買掛金の補助科目を作成します。STEP2と同じように、ページ最下部の「補助科目追加」をクリックします。

「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」-取引から入力-収入-2


【STEP5】 買掛金の補助科目を作成します。以下のように各項目を入力します。
勘定科目→買掛金
補助科目→仕入先の会社名称
税区分→対象外
検索キー→任意の数字(ショートカットキーとなります。自由に決めてください。)


「マネーフォワードクラウド会計・確定申告」-取引から入力-収入-2